Es muy común que aunque los sistemas de CONTPAQi, y seguramente muchos otros, tienen un mecanismo de respaldo, éste se llega a usar en muy pocas ocasiones. Parece que es necesario que un evento desagradable suceda para que nos demos cuenta qué tan importante es mantener respaldada la información de nuestros sistemas y todos nuestros archivos de trabajo. Es como si creyeramos que los sistemas son infalibles, pero es importante reconocer que los sistemas de información están compuestos por varios componentes: empezando por el componente humano, componentes electrónicos, magnéticos, físicos así como varias dependencias como la electricidad, el internet, etc. y expuestos a distintos factores externos como la temperatura, humedad, suciedad, vibración, etc.

Por lo tanto, el sistema de información como un todo, está sujeto a múltiples riesgos que pueden poner en juego la integridad de nuestra información, y les expongo un par de casos comunes que le han sucedido al algunos de nuestros clientes recientemente:

 

  • ordenador colapsoDesgraciadamente existe un tipo de hackeo a los sistemas que implican que la información de nuestra computadora sea secuestrada, de alguna manera el hacker accede mediente un programa a nuestros archivos y los encripta (cambia la información por caractéres irreconocibles para nosotros) y que sólo pueden ser recuperables, supuestamente, mediante un pago tras el cual la llave que permite recuperar nuestros archivos será entregada. El método de hackeo puede ser mediante algun programa instalado en nuestra computadora, por hacer clic en correos engañosos, entre otros métodos.
  • Algunas veces el equipo símplemente deja de funcionar, el caso más drástico es cuando el disco duro simplemente deja de trabajar; a veces me preguntan: ¿y qué le pasó? Bueno, no soy especialista en discos duros, pero hay que tomar en cuenta que tienen piezas móviles, mecánicas, que a final de cuenta pueden sufrir un desgaste con el tiempo y finalmente una descompostura; el mejor ejemplo puede ser un vehículo, que con el tiempo se llega a averiar, ¿Qué le pasa? pues que sus piezas mecánicas se desgastan y acaban por no servir más. Considerar que el disco duro también contiene piezas electrónicas, lo que significa que otro tipo de riesgos pueden afectarles también.

De estos casos les podría dar ejemplos específicos de cada uno, y así pasamos por muchos otros riesgos como el error humano, el robo de equipo, desastres naturales, y un largo etc.

Espero que hasta aquí tengamos claro entonces, que es necesario respaldar nuestra información...

Normalmente aquí muchos de mis clientes entienden que deben respaldar, y utilizan los medios que los sistemas ofrecen para respaldar, CONTPAQi, por ejemplo ofrece opciones en el menú para respaldar cada uno de sus sistemas, así como opciones de recuperación de los respaldos generados; el problema es que esos respaldos se generan dentro del mismo equipo, en el mismo disco duro que aquel en el que reside la información y por lo tanto comparte exactamente los mismos riesgos que la información per se.

La pregunta sería entonces ¿Jorge Luis, y cada cuándo debo respaldar la información? La respuesta que creo que mejor responde a esta pregunt es: Primero debes considerar qué tan importante es tu información y segundo, cuánto estás dispuesto (a) a volver a trabajar para recuperar la información perdida. Las respuestas que obtengo pueden ser muy variadas, y aquí la importancia de la información para cada quien, pero puedo obtener respuestas como "¡Entonces cada hora!" o algunas muy ralajadas que dicen "cada semana está bien" y en realidad está bien, recuerda que para cada uno, la importancia de la información y el trabajo que representa volverla a generar es diferente.

Jorge Luis, ¿Entonces cómo y dónde debemos respaldar la información? El cómo puede ser utilizando los métodos manuales que te proporcionan los sistemas con los que trabajas, como los que se mencionaron de CONTPAQi, o símplemente copiando y pegando los archivos entre carpetas del sistema operativo, o podemos utilizar métodos automatizados que la misma tecnología nos provee para facilitar esta tarea. El dónde creo que es más importante; algunos clientes deciden respaldar en discos duros externos de respaldo, o en memorias USB, y aunque al menos ya tenemos un medio de respaldo diferente, y algunos de los riesgos ya son eliminados, algunos otros se mantienen ya que se comparten al mantener estos medios de respaldo junto al equipo en cuestión. Algunas de las prácticas que sortean estos riesgos 'compartidos' son por ejemplo, el mover el disco duro o memoria a una ubicación diferente: se la puede llevar el jefe a su oficina, a su casa o una caja fuerte que proteja contra incendios inclusive; pero esto implica llevar y traer el medio de respaldo de un lado a otro, lo cual implica nuevos riesgos, otra vez desde el humano (como un olvido, robo o caída) hasta exponer a diferentes condiciones ambientales el equipo que nuevamente puedan afectar la información que contienen, y si a eso aunamos la respuesta que obtuvimos a la pregunta sobre la frecuencia ideal de los respaldos, pues se puede convertir en un nuevo inconveniente en lugar de en una solución.

cloud information¿Entonces no hay una solución ideal Jorge Luis? Sí, sí las hay, inclusive hay toda una sección de las tecnologías de información dedicada a la seguridad de la información y por lo tanto toda una industria de respaldos de la información que como sabrás encarecen los productos y servicios debido a la importancia que toma la seguridad de la información en cada empresa, imagina qué tan importante es la infomación de todas las personas que le deben dinero a un banco, por ejemplo. Pero antes de que tu empresa llegue a ese punto, podemos explorar soluciones alternativas de bajo costo.

Una de esas soluciones es combinar opciones, por ejemplo, además de hacer respaldos en un disco duro externo, podríamos hacer uso de los espacios que la "nube" nos ofrece hoy en día, existen empresas que ofrecen espacio gratuito y seguro en la nube para respaldar nuestra información, normalmente el espacio es limitado, pero seguramente una vez que empieces a utilizarlo y a ntar sus beneficios, encontrarás que tal vez pagar una cantidad al mes o al año en este servicio en realidad no es tan caro comparado con la seguridad y comodidad que representa mantener tu información respaldada y disponible desde cualquiera de tus dispositivos conectados a internet.

En VersiónTI hemos desarrollado una rutina de respaldo automatizada que permite que, con la frecuencia deseada, se generen los respaldos de la información vital de la empresa, la información de los sistemas de CONTPAQi, por ejemplo, en uno o varios medios físicos y en la nube a la vez, lo que permite la accesabilidad de la información en el caso de un evento de falla menor, pero que permite tener acceso al respaldo de manera remota o desde una ubicación totalmente diferente en caso de que el evento tenga más grandes consecuencias.

¿Te gustaría que te ayúdaramos a evaluar y definir tu esquema de respaldos de la información? Llama para programar una cita y con gusto te visitaremos para que tú te puedas enfoncar en tu negocio.