Organización como práctica administrativa

De acuerdo con Wikipedia, un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. ​Si bien este es un concepto sencillo de comprender, llevarlo a la práctica no siempre resulta tarea fácil, pues el primer paso para poder relacionar las actividades propias de un proyecto es registrar dichas actividades. Y es que, un proyecto, no sólo tiene que ver con la planeación, como lo menciona el enunciado que arroja Google al hacer la búsqueda de “proyecto”; planear sólo es una parte de este proceso, la correcta ejecución de nuestros proyectos es vital para que estos puedan avanzar, y en el mejor de los casos, llegar a buen término.

¿Has tenido la necesidad de operar uno o más proyectos, por ejemplo, para alguno de tus clientes? ¿Te suena familiar alguna de estas frases?

  • “Necesito que controlemos este proyecto con precisión quirúrgica”.
  • “No se nos puede desviar el presupuesto ni por medio centavo para este proyecto”
  • “Dame un reporte de lo que te he pagado de este proyecto”.
  • “Ya te salí pagando más de lo planeado, checa tus registros”.
  • “Equipo, ¿Cuánto llevamos gastado en el proyecto del cliente fulano?”.

Un sistema administrativo o comercial, debe tener la capacidad, no solamente de controlar transacciones aisladas, sino de poder relacionarlas y organizarlas en bloques, a modo de que podamos hacer realidad el: Manejo de Proyectos.

administracion de proyectosPero administrativamente hablando ¿Qué es un proyecto?: Podríamos definir que un proyecto es el registro de una serie de elementos y recursos que se emplean para un fin determinado.

Los tipos de proyectos dependerán del giro de negocio de cada empresa, y es importante mencionar que los proyectos no son exclusivos de cierto sector o nicho, en realidad se pueden emplear en cualquier tipo de empresa, sin importar a qué se dedique esta y es una buena idea aprovecharlos para organizar mejor tu administración. Algunos negocios, de manera natural, requieren manejar proyectos, por ejemplo, una constructora, debe llevar un estrecho control de los gastos y compras para alguna obra específica, pero esto podría complicarse un poco más, piensa que esta constructora podría estar ejecutando dos o más obras a la vez para alguno de sus clientes, es decir, para el cliente “Casas TEO” podría estarle construyendo las obras “Fraccionamiento La Joya” al mismo tiempo que “Viviendas PalayaLux 3” y cada una de estas, son un proyecto, con recursos y tiempos independientes, por lo que, es importante, tanto para el cliente como para la constructora, controlar los recursos asignados y consumidos, de modo que sea un proyecto rentable para ambas partes.

El mismo ejemplo podría aplicar para un despacho de diseño gráfico, una empresa que organiza eventos, una firma de abogados, un grupo de arquitectos, o tu empresa.

Pero el control de un proyecto, no sólo aplica a una actividad realizada con un cliente, podría ser que también quieras registrar un proyecto interno en tu empresa, imagina que deseas iniciar una nueva unidad de negocio, por ejemplo tal vez te dedicas a la comercialización de dulces, y ahora deseas incursionar en venta de juguetes para fiestas infantiles, y requieres controlar todos los gasto relacionados al arranque de este negocio, ¡eso es un proyecto administrativo! Y podrías controlarlo desde el inicio, ayudando así a que este negocio comience de la mejor manera, sea que sólo desees controlar la etapa inicial o bien, las subsecuentes.

El manejo de proyectos por medio de un sistema comercial o administrativo se trata de poder crear nombrar e identificar proyectos para relacionarles transacciones de compra y/o venta para posteriormente, poder analizarlos, sea por medio de vistas o reportes que nos permitan tomar decisiones.

Usar el manejo de proyectos en tu empresa te permitirá:

  • Conocer en tiempo real, el estado comercial del proyecto.
  • Compartir con tus colaboradores la información del proyecto.
  • Contar con información que te pueda solicitar tu cliente.
  • Prevenir desvíos de presupuesto.
  • Documentar el presupuesto para futura referencia o aclaraciones con tu cliente.
  • Tener elementos para crear proyectos base que te aceleren tus cotizaciones y actividades comerciales con otros clientes que requieran proyectos similares.

Seguramente ya se te ocurrieron algunas ideas para tu empresa, así que te invitamos a controlar esa idea y convertirla en realidad, administrándola mediante el manejo e proyectos, para que pronto sea una realidad y sobre todo, que sea rentable.

 

Escrito por Alejandro Santiago

Artículo Publicado Originalmente en Accesoi.com